Das QM-Handbuch übernimmt im Qualitätsmanagement eine ordnende Funktion. Es verbindet Qualitätspolitik, Qualitätsziele, Prozesse und Verantwortlichkeiten zu einer nachvollziehbaren Struktur. Es zeigt, wie die Organisation ihr Qualitätsmanagementsystem aufgebaut hat, welche Verfahren relevant sind und wie die Dokumentation im Unternehmen gegliedert ist.

Gerade bei der Einführung neuer Mitarbeiter oder bei Audits ist das hilfreich. Informationen liegen gebündelt vor. Zusammenhänge werden schneller verständlich. Das QM-Handbuch hält die wesentlichen Regeln des Managementsystems zusammen und unterstützt eine einheitliche Darstellung der Unternehmensprozesse.

Auch für angehende Qualitätsbeauftragte oder eine Qualitätsfachkraft ist das Qualitätsmanagementhandbuch oft ein sinnvoller Ausgangspunkt. Es erleichtert den Zugang zu Aufbau, Logik und Dokumentationsstruktur des Qualitätsmanagementsystems und schafft ein erstes Verständnis für Rollen, Abläufe und Zusammenhänge im QMS.