Picture of Carsten Scheidig
Carsten Scheidig

Geschäftsführer & Senior Consultant | CSM Consulting

Externes Audit: Definition, Ablauf & Vorbereitungen

Externes Audit: Mithilfe von einem externen Audit (third party audit) können Unternehmen und Organisationen ihre Prozesse und Systeme nach internationalen Standards wie ISO 9001 zertifizieren lassen. Dies gewährleistet die Einhaltung hoher Qualitätsanforderungen und stärkt das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern.

Inhaltsverzeichnis

Externes Audit – Auf einen Blick

Definition und Ziel Ein externes Audit ist eine unabhängige Überprüfung der internen Prozesse und Systeme einer Organisation, um die Einhaltung von Standards wie ISO 9001 sicherzustellen.
Vorbereitungsmaßnahmen Wichtige Schritte zur Vorbereitung auf externe Audits sind die Sammlung und Aktualisierung relevanter Dokumente, Mitarbeiterschulungen, interne Vorabprüfungen, Kommunikation mit dem Auditor und Bereitstellung notwendiger Ressourcen.
Ablauf von einem third party audit Ein externes Audit umfasst ein einleitendes Gespräch, die Sammlung von Daten und Dokumenten, Vor-Ort-Prüfungen, Bewertung und Analyse sowie Erstellung und Nachbereitung des Berichts.
Externe Audits und interne Audits Externe Audits werden von unabhängigen Auditoren durchgeführt und prüfen internationale Standards sowie Normen, während interne Audits von eigenen Mitarbeitern im Unternehmen durchgeführt werden und interne Prozesse überwachen. Beide zielen auf die Verbesserung und Überprüfung von Systemen ab.

Was ist ein externes Audit?

Unter einem externen Audit lässt sich die systematische und unabhängige Überprüfung von Geschäftsprozessen, finanziellen Daten sowie operativen Abläufen eines Unternehmens oder einer Organisation durch eine externe Partei verstehen.

Da ein solches Audit von Dritten durchgeführt wird, spricht man dabei auch von einem sogenannten third party audit.

Ziel ist es immer, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, internationaler Standards und branchenspezifischer Normen sicherzustellen. Externe Audits bieten eine objektive Bewertung von Effektivität und Effizienz der internen Kontrollsysteme und helfen dabei, Risiken und Schwachstellen zu identifizieren.

Durch die Unabhängigkeit des Auditors wird die Glaubwürdigkeit und Transparenz der Ergebnisse gestärkt, was das Vertrauen von Stakeholdern, Investoren und Kunden erhöht. Externe Audits gelten als unerlässlich für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und die Förderung kontinuierlicher Verbesserungen innerhalb der Organisation.

Die richtige Vorbereitung auf ein externes Audit

Im Rahmen eines externen Audits wird die Qualität einer Organisation oder eines Unternehmens geprüft. Wenn Sie eine ISO-Zertifizierung, beispielsweise die ISO 9001 Zertifizierung für Qualitätsmanagementsysteme, erhalten oder verlängern möchten, dann führt für Sie kein Weg an einem externen Audit vorbei.

Für eine erfolgreiche Audit-Durchführung ist die passende Vorbereitung von großer Bedeutung.

Dazu haben wir Ihnen die wichtigsten Schritte zusammengefasst:

  1. Dokumente sammeln und aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Unterlagen vollständig und auf dem neuesten Stand sind. Dies umfasst Geschäftsberichte, Richtlinien und Prozessbeschreibungen.

  2. Mitarbeiter informieren und schulen: Bereiten Sie alle Mitarbeiter in Ihrem Team auf das Audit vor, indem Sie ihnen den Zweck und Ablauf erklären. Schulungen können helfen, Unsicherheiten zu beseitigen und zudem sicherstellen, dass alle Beteiligten gut für die Prüfung vorbereitet sind.

  3. Interne Vorprüfungen durchführen: Führen Sie vorab unbedingt auch ein internes Audit (first party audit) durch, um Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dies hilft, eventuelle Mängel zu beheben und sich optimal auf das externe Audit vorzubereiten.

  4. Kommunikation mit dem Auditor: Stellen Sie sicher, dass der externe Auditor alle notwendigen Informationen im Voraus erhält und eventuelle Fragen geklärt werden. Eine gute Kommunikation trägt zu einem reibungslosen Ablauf des Audits bei.

  5. Ressourcen bereitstellen: Sorgen Sie dafür, dass alle erforderlichen Ressourcen und Ansprechpartner während des Audits verfügbar sind. Das erleichtert die Zusammenarbeit und trägt zu einem erfolgreichen Abschluss des Audits bei.

Durchführung eines externen Audits – Schritt für Schritt

Ein externes Audit folgt einem strukturierten Ablauf, um eine umfassende und objektive Bewertung sicherzustellen. Es stellt sicher, dass alle internen Prozesse den geltenden Standards entsprechen und bietet der Organisation wertvolle Einblicke zur kontinuierlichen Verbesserung.

Der Ablauf bei diesem Verfahren hängt in der Praxis immer davon ab, welche spezifische Norm zertifiziert werden soll – ganz grundsätzlich orientiert sich der Prozess jedoch an den fünf folgenden Schritten:

  1. Einleitendes Gespräch: Der Auditor trifft sich mit der Geschäftsleitung vom Unternehmen, um den Umfang des Audits sowie die gewünschten Ziele zu besprechen. Dabei wird der Fokus des Audits klar definiert und es werden spezifische Anforderungen geklärt.

  2. Sammlung von Daten und Dokumenten: Der Auditor sammelt alle relevanten zu prüfenden Dokumente und Aufzeichnungen, um ein umfassendes Verständnis der internen Prozesse und Kontrollsysteme zu gewinnen.

  3. Durchführung der Prüfung: Der Auditor führt Vor-Ort-Inspektionen, Interviews und Tests durch, um die Genauigkeit der gesammelten Informationen zu überprüfen. Dies umfasst die Überprüfung von Prozessen, die Durchführung von Stichproben und die Analyse von Daten.

  4. Bewertung und Analyse: Die gesammelten Daten werden analysiert und mit den geltenden Standards und Vorschriften verglichen. Der Auditor bewertet die Effektivität der internen Kontrollen und identifiziert mögliche Schwachstellen oder Risiken.

  5. Erstellung des Berichts und Nachbereitung: Nach Abschluss der Prüfung erstellt der Auditor einen detaillierten Auditbericht, der die Ergebnisse zusammenfasst und Empfehlungen zur Verbesserung enthält. Die Organisation setzt die empfohlenen Maßnahmen um und führt gegebenenfalls ein Folgeaudit durch, um die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen zu überprüfen.

Unterschiede und Gemeinsamkeiten von externen und internen Audits

Audits sind entscheidende Werkzeuge im Qualitätsmanagement, um die Effizienz und Compliance innerhalb einer Organisation zu gewährleisten. Externe und interne Audits dienen beide der Überprüfung und Verbesserung von Prozessen und Systemen innerhalb einer Organisation, sie unterscheiden sich jedoch in ihrer Durchführung und ihrem Fokus.

Der wohl größte Unterschied: Externe Audits werden von unabhängigen Auditoren durchgeführt, die außerhalb der Organisation stehen, während interne Audits von eigenen Mitarbeitern vorgenommen werden.

Die Ziele variieren ebenfalls: Externe Audits prüfen die Einhaltung externer Standards wie ISO 9001, während interne Audits die internen Prozesse und Richtlinien überwachen.

Ihre Gemeinsamkeiten: Beide Auditarten folgen einem strukturierten Ansatz, der Datensammlung, Analyse und Berichterstellung umfasst, und zielen darauf ab, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzudecken.

Häufige Fragen und Antworten

Was ist ein externes Audit?

Ein externes Audit ist eine unabhängige Überprüfung der internen Prozesse, Systeme und Produkte einer Organisation oder eines Unternehmens durch eine externe Partei. Ziel ist es, die Einhaltung von Standards, wie beispielsweise ISO 9001, sicherzustellen und die Effizienz und Effektivität der internen Kontrollsysteme zu bewerten. Externe Audits bieten eine objektive Sichtweise und tragen dazu bei, Schwachstellen zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.

Ein externes Audit folgt einem strukturierten Ablauf:

Nr. Schritt Beschreibung
1 Einleitendes Gespräch Zunächst findet ein einleitendes Gespräch statt, um den Umfang und die Ziele des Audits festzulegen.
2 Datensammlung und Dokumentation Anschließend sammelt der Auditor relevante Daten und Dokumente und führt Vor-Ort-Inspektionen, Interviews und Tests durch.
3 Analyse und Bewertung Nach der Analyse und Bewertung der gesammelten Daten wird ein detaillierter Bericht erstellt, der die Ergebnisse und Empfehlungen zur Verbesserung enthält.
4 Umsetzung und Nachbereitung Abschließend setzt die Organisation die vorgeschlagenen Maßnahmen um und führt gegebenenfalls Folgeaudits durch.

Ein externes Audit darf ausschließlich von unabhängigen, qualifizierten Auditoren durchgeführt werden, die keine direkte Verbindung zur auditierten Organisation haben. Diese Auditoren stammen häufig von anerkannten Zertifizierungsgesellschaften, die von nationalen oder internationalen Akkreditierungsorganisationen anerkannt sind.

Für branchenspezifische Audits, wie in der Automobilindustrie oder der Lebensmittelindustrie, werden Auditoren von spezialisierten Firmen eingesetzt, die über entsprechende Kenntnisse und Zertifizierungen verfügen.

In stark regulierten Bereichen, wie der Medizinproduktindustrie, dürfen Audits nur von Auditoren durchgeführt werden, die von der zuständigen Regulierungsbehörde anerkannt sind und strenge Qualifikationskriterien erfüllen.

Profitieren Sie jetzt von Fördermöglichkeiten und sparen Sie bis zu 50 % Ihrer Projektkosten!