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Carsten Scheidig

Geschäftsführer & Senior Consultant | CSM Consulting

Systemaudit: Definition, Auditarten & Ablauf

Systemaudit: Als wichtiges Werkzeug im Qualitätsmanagement dient das Systemaudit dazu, Schwachstellen zu identifizieren, Verbesserungspotenziale aufzudecken und die Effizienz der betrieblichen Abläufe kontinuierlich zu steigern. Es stellt sicher, dass die Unternehmensprozesse den festgelegten Normen und Standards entsprechen und trägt dazu bei, die Prozessqualität und Compliance innerhalb einer Organisation zu gewährleisten.

Inhaltsverzeichnis

Systemaudit – Auf einen Blick

Definition und Ziel Ein Systemaudit ist eine umfassende Überprüfung der Prozesse, Verfahren und Systeme einer Organisation, um die Einhaltung von Normen wie ISO 9001 sicherzustellen. Es zielt darauf ab, die Effizienz und Effektivität der Unternehmensabläufe zu bewerten.
Auditarten Systemaudits lassen sich in interne Audits, externe Kundenaudits und externe Zertifizierungsaudits unterteilen. Dabei hat jedes Audit spezifische Schwerpunkte und Zielsetzungen, die auf die jeweiligen Anforderungen und Interessen der beteiligten Parteien abgestimmt sind.
Ablauf von einem Systemaudit Das Systemaudit folgt einem strukturierten Ablauf, der mit der Planung und Vorbereitung beginnt. Danach erfolgt die Datensammlung und Analyse, um abschließend die umgesetzten Maßnahmen zu bewerten und deren Wirksamkeit zu überprüfen.
Nutzen Ein Systemaudit trägt maßgeblich zur Förderung der Prozessqualität und Compliance bei. Es hilft, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und kontinuierliche Verbesserungen im Unternehmen zu ermöglichen, wodurch die betriebliche Effizienz und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen langfristig gesteigert werden.

Systemaudit: Definition

Bei einem Systemaudit werden die Prozesse, Verfahren und Systeme innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens überprüft. Es dient dazu, die Einhaltung von festgelegten Normen und Standards, wie beispielsweise ISO 9001 für Qualitätsmanagementsysteme, zu gewährleisten. Dabei werden alle relevanten Bereiche, wie das Management, die operativen Prozesse und die unterstützenden Systeme, mit ein bezogen.

Durchgeführt wird ein Systemaudit ausschließlich von qualifizierten und erfahrenen Auditoren, die unabhängig agieren, um eine neutrale Bewertung der Unternehmensprozesse zu gewährleisten.

Ziel und Zweck von einem Systemaudit

Das Hauptziel eines Systemaudits ist es, die Konformität der Unternehmensprozesse mit festgelegten Normen und Standards sicherzustellen. Dazu zählen nicht nur branchenspezifische Anforderungen, sondern auch allgemeine Qualitäts-, Umwelt- und Sicherheitsstandards. Ein Systemaudit überprüft die Einhaltung dieser Vorgaben und bewertet, wie effektiv die Prozesse und Systeme der Organisation funktionieren.

Anhand der folgenden Punkten möchten wir für Sie die wichtigsten Aspekte sowie die damit einhergehenden Vorteile von einem Systemaudit erläutern:

  • Verbesserung der Prozessqualität: Ein Systemaudit ermöglicht die Identifikation und Behebung ineffizienter Prozesse. Dies führt zu einer erhöhten Produkt- und Dienstleistungsqualität, die sich direkt positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

  • Sicherstellung der Compliance: Regelmäßige Auditdurchführungen gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher und normativer Vorgaben. So kann sich ein Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen schützen und die Einhaltung von Standards sicherstellen.

  • Risikomanagement und Prävention: Ein Systemaudit hilft, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechend präventive Maßnahmen für unvorhersehbare Ereignisse zu entwickeln.

  • Förderung der Transparenz und des Vertrauens: Die objektive und unabhängige Überprüfung der Prozesse schafft Transparenz innerhalb eines Unternehmens. Dies stärkt das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern in die Zuverlässigkeit und Qualität.

  • Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung: Die Ergebnisse eines Systemaudits liefern die Grundlage, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren und sich auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten.

Verschiedene Arten von Systemaudits im Überblick

Systemaudits sind unverzichtbare Werkzeuge zur Überprüfung und Verbesserung der Prozesse von einem Unternehmen. Sie gewährleisten, dass die Abläufe nicht nur effizient und normkonform sind, sondern auch kontinuierlich optimiert werden.

Abhängig von den Anforderungen und der Perspektive des Auftraggebers, werden Systemaudits in verschiedene Kategorien unterteilt, die wir für Sie nachfolgend konkreter aufgreifen.

Verschiedene Arten von Systemaudits im Überblick

Interne Audits, auch als first party audits oder Selbstaudits bezeichnet, sind Prüfungen, die von der Organisation selbst durchgeführt werden, um ihre eigenen Prozesse, Systeme und Abläufe zu bewerten. Sie sind integraler Bestandteil vom internen Qualitätsmanagementsystem (QM-System) und zielen darauf ab, sicherzustellen, dass die Organisation ihre eigenen Standards, Richtlinien und Qualitätsziele erfüllt.

Externe Kundenaudits (second party audits)

Die sogenannten second party audits werden von den Kunden einer Organisation durchgeführt. Ziel dabei ist es, sicherzustellen, dass die Lieferanten die vereinbarten Qualitätsstandards einhalten. Der Kunde agiert in diesem Fall als Auditor und bewertet die Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen des Lieferanten. Diese Auditarten helfen Kunden dabei, die Qualität der Lieferungen zu sichern und die Leistungsfähigkeit der Lieferkette zu überprüfen.

Externe Zertifizierungsaudits (third party audits)

Externe Zertifizierungsaudits bewerten die Konformität einer Organisation mit bestimmten Normen, Standards oder Zertifizierungen. Im Gegensatz zu internen oder kundenseitigen Audits ist ein externes Audit (third party audit) unabhängig und wird ausschließlich von externen Zertifizierungsstellen durchgeführt – beispielsweise um eine offizielle Zertifizierung wie ISO 9001 zu erhalten.

Ablauf eines Systemaudits in 3 Schritten

Die Durchführung von einem QM-Systemaudit folgt immer einem strukturierten Prozess. Die wesentlichen Phasen haben wir Ihnen hier kurz und knapp, Schritt für Schritt zusammengefasst, aufgeführt:

Schritt 1: Planung und Vorbereitung

  • Auditumfang festlegen: Bestimmen Sie den Geltungsbereich des Audits, also welche Prozesse und Systeme überprüft werden sollen.

  • Ziele definieren: Legen Sie die spezifischen Ziele des Audits fest, z.B. Überprüfung der Einhaltung von Normen wie ISO 9001 oder Identifikation von Verbesserungspotenzialen.

  • Auditplan erstellen: Entwickeln Sie einen detaillierten Plan, der die zeitlichen Abläufe, die zu überprüfenden Bereiche und die Methodik beschreibt.

Schritt 2: Datensammlung und Analyse

  • Dokumente prüfen: Sammeln und analysieren Sie relevante Dokumente wie Prozessbeschreibungen und Berichte.

  • Interviews und Beobachtungen: Führen Sie Gespräche mit Mitarbeitenden und beobachten Sie die Prozesse vor Ort, um detaillierte Einblicke zu gewinnen.

  • Daten analysieren und bewerten: Analysieren Sie die gesammelten Daten, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren, und dokumentieren Sie die Ergebnisse im Auditbericht.

Schritt 3: Umsetzung der Maßnahmen und Nachverfolgung

  • Maßnahmen umsetzen: Entwickeln und implementieren Sie Maßnahmen zur Behebung der im Auditbericht identifizierten Schwachstellen.

  • Umsetzung überwachen: Überwachen Sie die Durchführung der Maßnahmen, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind.

  • Wirksamkeit überprüfen: Bewerten Sie nach einer gewissen Zeit die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen und nehmen Sie bei Bedarf weitere Anpassungen vor.

Abgrenzung: Systemaudit, Produktaudit und Prozessaudit

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe Systemaudit, Produktaudit und Prozessaudit oft nicht klar differenziert, obwohl sie unterschiedliche Schwerpunkte haben. Grundsätzlich handelt es sich bei jedem Audit um einen systematischen Soll-Ist-Vergleich, bei dem der aktuelle Zustand mit den festgelegten Anforderungen abgeglichen wird.

Der Hauptunterschied zwischen den drei erwähnten Auditarten liegt im spezifischen Fokus und der Zielsetzung des Audits. Das Systemaudit überprüft ein eingeführtes Managementsystem, wie ISO 9001 oder ISO 14001, auf Organisationsebene. Es stellt sicher, dass die Prozesse den gesetzlichen, behördlichen und kundenspezifischen Vorgaben entsprechen und bewertet die Gesamteffektivität des Managementsystems. Ein Prozessaudit fokussiert sich auf Herstellungs- oder Dienstleistungsprozesse. Es untersucht, ob diese Prozesse die geforderten Produkte oder Dienstleistungen in der gewünschten Qualität liefern können. Der Schwerpunkt liegt auf der Effizienz und Effektivität der Prozessabläufe. Das Produktaudit prüft das Endprodukt oder Zwischenprodukt auf Einhaltung der Kundenspezifikationen. Dabei wird nicht nur das Produkt selbst bewertet, sondern auch Lagerbedingungen, Verpackung und Transportwege, um sicherzustellen, dass die Qualitätsanforderungen erfüllt sind.

Häufige Fragen und Antworten

Was ist ein Systemaudit?

Ein Systemaudit ist eine strukturierte und unabhängige Überprüfung der Prozesse, Verfahren und Systeme einer Organisation, um deren Konformität mit festgelegten Normen und Standards zu bewerten. Es wird typischerweise von speziell geschulten Auditoren durchgeführt, die den aktuellen Zustand der Unternehmensprozesse objektiv beurteilen.

In erster Linie soll ein Systemaudit die Übereinstimmung der Unternehmensprozesse mit relevanten Normen und Standards sicherstellen. Dazu werden Effizienz und Effektivität der betrieblichen Abläufe überprüft, um zu gewährleisten, dass sie den festgelegten Anforderungen entsprechen. Zudem hilft die Auditierung dabei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Prozessoptimierung einzuleiten.

Wie oft ein Systemaudit in einem Unternehmen oder einer Organisation durchgeführt werden sollte, hängt stark von den spezifischen Anforderungen sowie der Branche ab. In der Regel sollte eine solche Untersuchung jedoch mindestens einmal im Jahr stattfinden. So wird gewährleistet, dass alle Prozesse kontinuierlich überwacht und fortlaufend optimiert werden.

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