Ein gut vorbereitetes Prozessaudit ist entscheidend für den Erfolg der gesamten Prüfung. Damit es zielführend und effizient abläuft, sollte systematisch vorgegangen und auf die Berücksichtigung aller relevanten Aspekte geachtet werden.

• Zielsetzung und Auditplanung: Zu Beginn werden die Auditziele und -kriterien klar definiert, der Auditumfang festgelegt und relevante Stakeholder identifiziert. Eine solche präzise Zielsetzung stellt sicher, dass das Audit gezielt durchgeführt wird und konkrete Verbesserungspotenziale aufzeigt.

• Ressourcen- und Zeitplanung: Die erfolgreiche Durchführung eines Audits setzt ein erfahrenes Auditteam, passende Tools und eine sorgfältige Planung von Zeit und Budget voraus.

• Informationsbeschaffung: Vor dem Audit werden relevante Daten, vergangene Auditergebnisse und Prozessdokumentationen analysiert, um eine fundierte Grundlage zu schaffen. Darüber hinaus kann der Austausch mit Prozessverantwortlichen wertvolle Einblicke in aktuelle Herausforderungen liefern.

• Durchführung des Audits: Das Audit startet mit einer Einleitungsbesprechung, bei der der Auditplan vorgestellt wird. Danach folgen Interviews mit Mitarbeitenden, Beobachtungen der tatsächlichen Abläufe sowie die Prüfung vorhandener Prozessdokumentation.

• Analyse und Bewertung: Ein Auditor analysiert die erhobenen Daten strukturiert, erkennt Stärken und Schwächen der Prozesse und dokumentiert die Ergebnisse inklusive Empfehlungen in einem aussagekräftigen Auditbericht.

• Kommunikation der Ergebnisse: In einer Abschlussbesprechung präsentiert der Auditor dann die Ergebnisse, beantwortet offene Fragen und stimmt gemeinsam mit den Verantwortlichen geeignete Maßnahmen zur Prozessoptimierung ab.