Internes Audit

Q: Was ist ein internes Audit?

Ein internes Audit ist eine unabhängige, objektive Prüfung und Bewertung der internen Prozesse und Systeme einer Organisation. Ziel ist es, die Effizienz und Wirksamkeit der internen Kontrollen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Q: Wer darf ein internes Audit durchführen?

Ein internes Audit darf von internen Auditoren durchgeführt werden, die unabhängig und objektiv handeln. Diese Auditoren sind oft Teil der internen Auditabteilung einer Organisation.

Q: Welche drei Arten von internen Audits gibt es?

Die drei Arten von internen Audits sind das Systemaudit, das die Einhaltung von Normen und Richtlinien prüft, das Prozessaudit, das Abläufe auf Effizienz und Konformität analysiert, und das Produktaudit, das die Qualität und Spezifikationen von Produkten oder Dienstleistungen überprüft.

Internes Audit: Definition, Ablauf & Vorteile

Internes Audit: Ein internes Audit ist eine objektive Prüfung, die darauf abzielt, Abläufe und Kontrollen innerhalb einer Organisation zu bewerten und zu verbessern. Es sorgt dafür, dass Richtlinien und Verfahren befolgt werden und hilft dem Management dabei, Möglichkeiten zur Verbesserung und Risikominderung zu erkennen.

Internes Audit – Auf einen Blick

Ziel des internen Audits

Interne Audits prüfen Unternehmensprozesse auf Effizienz, Normenkonformität und Qualitätsstandards, um Risiken zu minimieren und Optimierungspotenziale aufzudecken.

Regelmäßige Durchführung

Um nachhaltige Verbesserungen zu gewährleisten, sollten interne Audits in festgelegten Intervallen erfolgen und Schwachstellen frühzeitig identifizieren.

Risikomanagement & Compliance

Sie helfen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Verstöße rechtzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Risikominderung zu entwickeln.

Effizienzsteigerung & Kosteneinsparungen

Durch die Analyse und Optimierung von Abläufen können Ressourcen besser genutzt, Prozesse verschlankt und finanzielle Einsparungen realisiert werden.

Berichtswesen & Entscheidungsgrundlage

Die Ergebnisse werden in einem Auditbericht dokumentiert, der dem Management als Basis für strategische Entscheidungen und kontinuierliche Verbesserungen dient.

Was versteht man unter einem internen Audit?

Ein internes Audit prüft Prozesse und Vorschriften, um Optimierung und Risikominimierung in einem Unternehmen zu fördern. Die Audits sollten regelmäßig durchgeführt werden und umfassen die Einhaltung von Normen und Richtlinien, die Abläufe von Effizienz und Analyse der Konformität sowie die Sicherung der Qualität und Spezifikationen von Produkten oder Dienstleistungen.

Viele Managementsystemnormen, wie die ISO 9001 oder die ISO 45001 schreiben regelmäßige interne Audits zwingend vor. In diesem Fall liegt der Fokus darauf, die Einhaltung der spezifischen Normanforderungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Managementsystem effektiv funktioniert und kontinuierlich verbessert wird.

Im Gegensatz zum externen Audit, das von unabhängigen Prüfern durchgeführt wird und die Geschäftsprozesse, finanzielle Daten sowie operative Abläufe eines Unternehmens überprüft, liegt der Fokus hier auf internen Verbesserungen und der Stärkung des Managementsystems.

Die Ergebnisse eines internen Audits werden in einem Auditbericht zusammengefasst, der dem Management vorgelegt wird, um darin auf potenzielle Schwachstellen und Verbesserungspotenziale hinzuweisen. Ein internes Audit trägt somit wesentlich zur Förderung von Transparenz, Effizienz und Verantwortlichkeit innerhalb einer Organisation bei.

Ziel und Zweck von einem Systemaudit

Interne Audits verbessern Kontrollen, minimieren Risiken und sichern die Einhaltung von Vorschriften. Sie steigern Effizienz, fördern Transparenz und unterstützen strategische Entscheidungen.

Nachstehend finden Sie die wichtigsten Gründe für eine Durchführung eines internen Audits in einem Unternehmen im Detail.

Verbesserung der internen Kontrollen

Die Auditoren bewerten die bestehenden internen Kontrollen und identifizieren Schwachstellen, welche das Risiko von Fehlern oder betrügerischen Handlungen begünstigen. Regelmäßige Überprüfungen schließen Lücken, stärken den Prozess und erhöhen die Sicherheit sowie die Leistung der Abläufe.

Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften

Organisationen sind verpflichtet, gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die nach bestimmten ISO-Normen zertifiziert sind – beispielsweise nach ISO 9001 für Qualitätsmanagement oder ISO 14001 für Umweltmanagement.

Die Audits überprüfen die Einhaltung der Vorschriften und helfen, Verstöße zu erkennen und gegebenenfalls zu korrigieren, bevor es zu rechtlichen Konsequenzen kommen kann.

Risikominderung

Das Audit identifiziert und bewertet im Anschluss die Risiken, welche die Geschäftsziele einer Organisation gefährden könnten. Durch die Erkennung und Bewertung können sinnvolle Maßnahmen ergriffen werden, um deren eventuellen Auswirkungen zu minimieren und somit die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen.

Effizienzsteigerung

Die Audits ermöglichen, betriebliche Prozesse auf ihre Effizienz zu überprüfen und versteckte Potenziale zu identifizieren. Daraus resultieren dann meist Kosteneinsparungen, eine bessere Nutzung der Ressourcen und die Arbeitsabläufe werden insgesamt effizienter.

Förderung der Transparenz und Verantwortlichkeit

Durch eine unabhängige Prüfung der Abläufe innerhalb einer Organisation wird Transparenz gefördert. Die Ergebnisse werden in einem abschließenden Bericht dem Management vorgelegt. Dies führt zu einer besseren Entscheidungsfindung und einer verstärkten Rechenschaftspflicht.

Unterstützung bei strategischen Entscheidungen

Interne Audits liefern dem Management Einblicke und Analysen bei Themen, die strategische Entscheidungen unterstützen können. Die beim Audit identifizierten Verbesserungspotenziale und Risiken bieten eine Grundlage für die Planung und Umsetzung von Strategien.

Schutz der Vermögenswerte

Ein Audit hilft ebenfalls, die Vermögenswerte eines Unternehmens zu schützen. Auditoren überprüfen anhand einer Checkliste, ob die Vermögenswerte ordnungsgemäß verwaltet und gegen Missbrauch oder Verlust geschützt sind. Dies trägt zur langfristigen Stabilität und Sicherheit der Organisation bei.

Beratung zu Managementsystemen

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Internes Audit: Durchführung in 9 Schritten

Ein internes Audit ist ein strukturierter und komplexer Prozess, der darauf abzielt, die Abläufe, Kontrollen und Risiken einer Organisation systematisch zu überprüfen. Die Durchführung erfolgt in neun aufeinander aufbauenden Schritten:

Planung

1) Auditprogramm: Im Auditprogramm wird der Rahmen für alle internen Audits, sowie Follow-up-Audits innerhalb eines bestimmten Zeitraums festgelegt. Es werden Ziele, der Umfang und die Häufigkeit definiert. Damit wird sichergestellt, dass alle relevanten Bereiche einer Organisation überprüft werden. Das Programm wird vom obersten Management genehmigt.

2) Auditplan: Der Auditplan ist ein Dokument, welches die spezifischen Audits, die Zeitpläne und die zu überprüfenden Bereiche festlegt. Er enthält Informationen über die Verantwortlichen, die benötigten Ressourcen und die anzuwendenden Methoden. Der Plan wird den beteiligten Bereichen und Mitarbeitern vor Beginn des Audits mitgeteilt, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.

3) Checkliste: Die Checkliste ist das wichtigste Werkzeug von einem Auditor. Sie wird benötigt, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte abgedeckt werden und enthält spezifische Fragen sowie Punkte, die beim Audit überprüft werden müssen. Diese Herangehensweise hilft, systematisch vorzugehen und keine wichtigen Details auszulassen.

Durchführung

4) Auditierung: Bei der Durchführung des Audits wird eine systematische Überprüfung der Prozesse, Systeme und Kontrollen in der Organisation absolviert. Die Auditoren sammeln durch Beobachtungen, Interviews und Dokumentanalysen Beweise, um die Übereinstimmung mit den festgelegten Standards zu überprüfen. Handelt es sich um ein internes Audit im Rahmen eines zertifizierten Managementsystems wie ISO 9001 oder ISO 14001, liegt der Fokus auf der Einhaltung der jeweiligen Normanforderungen.

5) Abweichnotizen: Während des Audits werden Abweichungen von den Standards in den Abweichnotizen notiert. Die Notizen enthalten detaillierte Beschreibungen der Mängel sowie Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen.

6) Auditbericht: Nach Abschluss des Audits wird ein umfassender Auditbericht über die Ergebnisse erstellt. Der Bericht enthält eine Bewertung der geprüften Bereiche nach den Auditkriterien, die identifizierten Abweichungen und die Empfehlungen für Verbesserungsmaßnahmen. Die Dokumente werden dem Management vorgelegt, um die Verantwortlichkeit zu fördern und eine Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Nachbearbeitung

7) Korrekturmaßnahmen: Auf Grundlage des Auditberichts werden Korrekturmaßnahmen entwickelt. Diese sollen die festgestellten Mängel beheben und zukünftige verhindern. Alle Maßnahmen werden mit einem verantwortlichen Mitarbeiter abgestimmt und es wird ein Zeitrahmen für die Durchführung festgelegt.

8) Maßnahmenverfolgung: Dies ist ein wichtiger Schritt, um die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen zu überprüfen. Die Mitarbeiter der Auditierung überwachen die Umsetzung und bewerten das Erreichen von Zielen. Regelmäßige Follow-up-Audits stellen sicher, dass die Aktivitäten zur Verbesserung nach dem Leitfaden erfolgreich sind.

9) Management Review: Hierbei handelt es sich um den abschließenden Schritt im internen Auditprozess. Das obere Management überprüft die Ergebnisse des Audits und die Umsetzung der gewünschten Prozesse. Die Überprüfung wird genutzt, um die Leistungsfähigkeit des internen Kontrollsystems zu bewerten und Verbesserungen zu fördern.

Häufige Fragen und Antworten

Was ist ein internes Audit?

Ein internes Audit ist eine unabhängige, objektive Prüfung und Bewertung der internen Prozesse und Systeme einer Organisation. Ziel ist es, die Effizienz und Wirksamkeit der internen Kontrollen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Wer darf ein internes Audit durchführen?

Ein internes Audit darf von internen Auditoren durchgeführt werden, die unabhängig und objektiv handeln. Diese Auditoren sind oft Teil der internen Auditabteilung einer Organisation.

Welche drei Arten von internen Audits gibt es?

Die drei Arten von internen Audits sind das Systemaudit, das die Einhaltung von Normen und Richtlinien prüft, das Prozessaudit, das Abläufe auf Effizienz und Konformität analysiert, und das Produktaudit, das die Qualität und Spezifikationen von Produkten oder Dienstleistungen überprüft.